零秒工作（麦肯锡精英多年经验总结，教你如何将工作速度和工作效率提升到极致！）

章节标题：最大限度提升工作速度和效率的技巧

总结： 本章提供了提升工作效率和速度的实用技巧，涵盖信息收集、文件制作、会议管理、邮件沟通和人际关系等多个方面，旨在帮助读者在工作中实现更快、更高效的产出。

你能获得：

• 掌握高效的信息收集技巧，快速获取所需资源。
• 学会快速制作高质量的文件和资料，减少返工。
• 提升会议效率，缩短会议时间，提高决策速度。
• 掌握邮件沟通技巧，快速回复和处理邮件。
• 清除沟通障碍，建立良好的人际关系，助力工作顺利推进。

核心内容：

1. 高效收集信息：

• 详细解释： 每天早晚各花30分钟在家中专注收集信息，利用通勤时间学习英语或阅读。
• 行动建议：
  • 选择适合自己的数字信息管理工具、关注谷歌快讯和邮件杂志，灵活运用Facebook和推特时间线。
  • 在阅读新闻时保持怀疑态度，必要时进行查证。
  • 设置搜索结果的显示数量为100条，灵活运用新标签页功能。

2. 短时间内完成文件和资料制作：

• 详细解释：
  • 灵活运用“A4纸做笔记”法，先快速写下所有想法，再整理成目录和概要，最后输入到Word或PPT中。
  • 跟上司确认整体印象，确保工作方向正确。
  • 制作工作完成概要，让上司明确期望成果。
• 行动建议：
  • 提升盲打速度，熟练使用快捷键，将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里。
  • 频繁保存文件，避免死机造成的文件丢失。
  • 编写工作时关掉网络，集中精力。

3. 高效举行会议：

• 详细解释： 将所有会议时间减少一半，减少会议次数和出席人数。迅速高效地推进会议中的讨论，采用白板记录要点。
• 行动建议：
  • 明确会议目的和预期，确保讨论围绕议题展开。
  • 指定会议高效推进负责人，并公开会议成本。

4. 掌握写邮件的技巧：

• 详细解释： 收到邮件后必须立刻回信，对于难以开口的邮件内容也要迅速回复。
• 行动建议：
  • 对于复杂的内容，直接沟通而非邮件。
  • 登记200～300个用户词汇，加快输入速度。
  • 将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存，并保存在范文文件夹里。
  • 区别使用邮件发送清单和社交软件。

5. 清除沟通上的障碍：

• 详细解释： 认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作。将想要传达的信息归纳成3～4个重点，并直接传达。通过书面形式共享意见一致的内容。避免“居高临下”的态度，积极地反馈。
• 行动建议：
  • 避免和确实合不来、充满恶意或有些病态的人打交道。

问答

Q: 如何有效利用通勤时间？

A: 通勤时间是学习英语或阅读的绝佳机会。可以利用这段时间进行听力练习或阅读电子书，提升自己的技能。

Q: 如何才能更高效地使用会议白板？

A: 会议负责人应该亲自在白板上记录，尽量如实记录发言内容，不随意归纳。遇到不明白的地方要坦率地确认，并归纳要点、补充完善。用手指着记录的内容向发言人确认，整理议题和将要采取的行动。

Q: 如何避免邮件沟通中的误解？

A: 对于复杂的内容，最好直接沟通而非通过邮件。难以开口的内容也要迅速回复，清晰表达自己的想法。将应该传达的信息直接传达给对方，减少不必要的猜测和误解。